Vägledning för slutrapportering och redovisning
När projektet är avslutat ska du lämna in en slutrapport och en redovisning av hur fondens stöd har använts.
På den här sidan kan du läsa om fondens uppdaterade riktlinjer för slutrapportering, som gäller för projekt med deadline för slutrapportering den 1 januari 2025 eller senare.
Om du ska rapportera ditt projekt före utgången av 2024 ska du fortsätta att följa fondens befintliga riktlinjer, som du hittar här.
Rapportering
Projektets slutrapport och redovisning ska fyllas i och skickas in senast 3 månader efter projektets slutdatum. Slutdatumet är det datum du har angett i din ansökan. Om fonden har godkänt ett nytt slutdatum så gäller detta istället. Du kan be om uppskov av rapporteringsfristen via din profil på Min Sida.
Krav på försäkran på heder och samvete för bidrag upp till 75 000 danska kronor
Projekt som har mottagit 75 000 danska kronor eller mindre ska lämna in en försäkran på heder och samvete om att stödet har använts till det ändamål som beskrivits i ansökan och att bidraget har använts i enlighet med Nordisk kulturfonds villkor för stödmottagare.
Alt sker på Min sida
Allt sker på Min sida. Du följer och hanterar ditt projekt via Min sida under hela processen. Här kan man bl.a. ansöka om utbetalningar, fylla i och skicka in slutrapporter osv. Använd samma användarnamn som när du skickade in ansökan.
Använd fondens mall för försäkran på heder och samvete
Krav på räkenskap för bidrag på över 75.000 danska kronor
Du kan använda fondens budget- och redovisningsmall för att skapa en räkenskap för projektet. Om du vill använda din egen rapporteringsmall, se till att följande uppgifter och formaliteter ingår i räkenskapen:
- Titel: Det ska framgå av rubriken att det är en slutredovisning av projektet och inte projektets budget.
- Projektbudget: Jämför gärna projektets godkända budget (dvs. den planerade ekonomin från ansökan eller en godkänd uppdaterad budget) och de slutliga redovisningssiffrorna. Ange skillnaden.
- Valuta: Alla intäkter och kostnader ska summeras i en namngiven valuta. Fondens stöd skall anges i danska kronor (DKK). Om redovisningen inte är i danska kronor (DKK) ska valutakurs och datum anges.
- Intäkter: Ange alla intäkter, inte bara fondens andel av finansieringen av projektet. Alla finansieringskällor måste anges separat. Kom ihåg att även ange eventuell in-kind finansiering för projektet.
- Utgifter: Ange alla utgifter i projektet och inkludera in-kind. Redovisningsposterna ska vara exakta och får inte avrundas och de måste motsvara projektets faktiska kostnader.
- Resultat: Om resultatet inte är noll måste en kommentar läggas till. Om projektet har ett överskott kommer fonden att kräva återbetalning av fondens andel av överskottet.
- Datum & ort
- Projektansvariges handskrivna underskrift & namnförtydligand
Använd fondens mall för rekenskap för bidrag på över 75.000 danska kronor
Krav på revisorsutlåtande för stöd på över 300 000 danska kronor
Enligt fondens redovisningsinstruktioner ska projektredovisningen för alla projekt som erhåller mer än 300.000 DKK i bidrag från fonden revideras och bestyrkas av en registrerad/godkänd eller auktoriserad revisor.
Om ert projekt måste granskas ska er revisor läsa Nordisk Kulturfonds revisorsinstruktion.
Särskild revision krävs inte för projekt där stödmottagaren är en institution som rapporterar direkt till Nordiska ministerrådet eller för projekt som granskas av de nordiska nationella revisionsbyråerna.
Bidrag upp till och med 300 000 danska kronor är undantagna från kravet på extern revision. Projektet kan dock tas ut till en stickprovskontroll och kommer i så fall att granskas av Nordisk Kulturfond.
Stöd på upp till 300 000 danska kronor är befriade från kravet på revision. Projektet kan dock tas ut till en stickprovskontroll och revideras i så fall av Nordisk Kulturfond.
Vägledning för revisor
Om ditt projekt ska granskas bör revisorn läsa fondens revisorsinstruktion.
Dokumentation och stickprovskontroll
Nordisk Kulturfond väljer årligen flera stödmottagare till stickprovskontroll. Nordisk Kulturfond och Den Danske Rigsrevision, som reviderar Nordisk Kulturfonds bokslut, kan i upp till fem år efter slutrapporteringen kräva att redovisningen tas ut för stickprovskontroll.
Vid stickprovskontroll måste du lämna in dokumentation om räkenskapen. Det är därför viktigt att spara alla fakturor, kvitton och annan relevant dokumentation som bekräftar utgifter i projektet.
In-kind: Frivilligt arbete och värde av användning av lokaler osv. ska dokumenteras med en beräkning eller ett liknande dokument.
Tänk på att kvitton osv. måste vara läsbara i fem år. Skanna eller fotografera verifikationerna om det behövs.
Krav på återbetalning
Om stödet har använts i andra syften än som beskrivits i ansökan kan Nordisk Kulturfond minska stödet eller kräva att beloppet betalas tillbaka i sin helhet. Nordisk Kulturfond kan också kräva att stödet betalas tillbaka om projektledaren överskrider sista datum för att ange slutrapporten tillsammans med uppladdat redovisning och eventuell revision.
Om redovisningen visar på ett överskott har Nordisk Kulturfond rätt att kräva att fondens andel av överskottet betalas tillbaka. Nordisk Kulturfonds andel av ett eventuellt överskott motsvarar fondens andel av projektets totala finansiering.
Om kravet på återbetalning inte uppfylls lämnar Nordisk Kulturfond ärendet vidare till inkasso.
