Vejledning til slutrapportering og regnskab
Når projektet er afsluttet, skal du indsende en slutrapport og en økonomisk redegørelse, hvor du redegør for anvendelsen af fondens støtte.
På denne side kan du læse om fondens opdaterede retningslinjer for afrapportering, som gælder for alle projekter, der har afrapporteringsfrist i 2025 og frem.
Hvis du skal indsende slutrapport og regnskab for dit projekt inden udgangen af 2024, skal du følge fondens tidligere retningslinjer, som du kan finde her.
Afrapportering
Projektets slutrapport og regnskab skal udfyldes og indsendes senest 3 måneder efter projektets slutdato. Slutdatoen er den dato, du indtastede i ansøgningen. Hvis fonden har godkendt ny slutdato, vil denne være gældende. Du kan anmode om udsættelse af afrapporteringsfrist via din profil på Min Side.
Krav om tro og love-erklæringer for støtte på 75.000 DKK eller under
Projekter, der har modtaget 75.000 DKK eller derunder, skal indsende tro og love-erklæring på, at støtten er anvendt til det formål, der blev beskrevet i ansøgningen, og at bevillingen er anvendt i overensstemmelse med Nordisk Kulturfonds betingelser for støttemodtagere.
Alt foregår på Min Side
Projektets slutrapport udfyldes og indsendes via Min Side. Regnskabet skal vedhæftes som bilag til slutrapporten. Husk, at du skrive under på, at du har brugt støtten til de formål, der er beskrevet i ansøgningen.
Brug fondens skabelon til tro og lov -erklæring
Krav om regnskab for støtte over 75.000 DKK
Du kan bruge fondens budget- og regnskabsskabelon til at lave et projektregnskab. Vil du gerne bruge egen regnskabsskabelon til projektregnskabet, vær sikker på at få følgende informationer og formalia med:
- Overskrift: Det skal fremgå af overskriften, at der er tale om et afsluttende projektregnskab, ikke projektets budget.
- Projektets budget: Sidestil gerne projektets godkendte budget (dvs. den planlagte økonomi fra ansøgningen eller et godkendt opdateret budget) og de endelige regnskabstal. Angiv differencen.
- Valuta: Alle indtægter og udgifter skal sammenfattes i én navngiven valuta. Fondens bevillinger angives i danske kroner (DKK). Hvis regnskabet ikke er i danske kroner (DKK), skal omregningskurs og tidspunkt angives.
- Indtægter: Angiv alle indtægter, ikke kun fondens andel af projektets finansiering. Alle finansieringskilder skal fremgå separat. Husk også at angive projektets eventuelle in kind-finansiering.
- Udgifter: Angiv alle projektets udgifter, inkl. in-kind. Regnskabets poster må ikke afrundes: de skal stemme overens med dine kvitteringer.
- Resultat: Hvis resultatet ikke er nul, skal der indsættes en kommentar hertil. I tilfælde af overskud vender fonden tilbage til dig angående tilbagebetaling af fondens andel af overskuddet.
- Dato & sted
- Navn og håndskreven underskrift af projektlederen
Brug fondens skabelon til regnskab for bevillinger på over 75.000 DKK
Krav om revisionserklæring for støtte over 300.000 DKK
Projektregnskaber fra projekter, der modtager over 300.000 DKK i støtte fra fonden, skal revideres og attesteres af en registreret eller autoriseret revisor.
Hvis jeres projekt skal revideres, skal jeres revisor læse fondens revisorinstruks.
Der kræves ikke særskilt revision for projekter, hvor støttemodtager er en institution, der rapporterer direkte til Nordisk Ministerråd, eller for bevillingsmodtagere, der revideres af de statslige rigsrevisioner i de nordiske lande.
Støtte til og med 300.000 DKK er fritaget krav om ekstern revision. Projektet kan dog udtages til stikprøvekontrol og gennemgås i så fald af fonden.
Vejledning til revisor
Hvis jeres projekt skal revideres, skal jeres revisor læse fondens revisorvejledning.
Dokumentation og stikprøvekontrol
Nordisk Kulturfond udvælger hvert år et antal støttemodtagere til regnskabsmæssig stikprøvekontrol. Også Den Danske Rigsrevision, der reviderer fondens regnskab, kan i op til fem år efter projekters slutrapportering kræve et regnskab udtaget til stikprøvekontrol.
Ved stikprøvekontrol skal I indsende dokumentation for regnskabet. Derfor er det vigtigt at gemme enhver faktura, kvittering og anden dokumentation, der verificerer økonomien i projektet.
Hvis der er in kind-ydelser i regnskabet, så husk at dokumentere det frivillige arbejde med en beregning af arbejdstid og fri brug af fx venues eller materialer med dokumentation eller beregning af pengeværdien.
Bemærk, at dokumentationen skal være læsbar i fem år. Da kvitteringer fx kan falme, kan det anbefales at scanne eller fotografere dokumenterne, så man er på den sikre side.
Krav om tilbagebetaling
Hvis støtten er anvendt til andet formål end beskrevet i ansøgningen, kan fonden reducere eller kræve det fulde beløb tilbagebetalt. Fonden kan også kræve støtten tilbagebetalt, hvis fristen for indtastning af slutrapport (med uploadet regnskab og eventuel revision) overskrides.
Hvis regnskabet viser overskud, har fonden ret til at kræve sin andel af overskuddet tilbagebetalt. Fondens andel af et eventuelt overskud svarer til fondens andel af projektets totale finansiering.
Hvis krav om tilbagebetaling ikke opfyldes, overlader fonden sagen til inkasso.
