Loppuraportointi ja tilitys

Raportointi

Projektin loppuraportti ja taloutta koskeva selvitys on toimitettava viimeistään kolmen kuukauden kuluessa hakemuksessa ilmoitetusta projektin päättymispäivästä, ellei rahasto ole hyväksynyt uutta päättymispäivää. Voit anoa raportoinnin määräajan lykkäämistä profiilisi kautta Omalla sivulla.

Allekirjoitettu vahvistus tuen käytöstä enintään 75 000 Tanskan kruunun tuissa

Projektien, jotka ovat saaneet enintään 75 000 Tanskan kruunun suuruisen tuen, on toimitettava allekirjoitettu vahvistus siitä, että rahaston myöntämät varat on käytetty hakemuksessa kuvattuun tarkoitukseen ja että tuen käytössä on noudatettu Pohjoismaisen kulttuurirahaston tuensaajille asetettujen ehtojen mukaisesti. Käytännössä kyseessä on vakuutus kunnian ja omantunnon kautta. 

Tilitysohjeet yli 75 000 Tanskan kruunun suuruisiin tukiin

Voit käyttää rahaston budjetti- ja tilitysmallia projektin tilityksen laatimiseen. Jos haluat käyttää muuta tilitysmallia projektin tilitykseen, muista sisällyttää seuraavat tiedot:

• Otsikko: Dokumentista on käytävä selkeästi ilmi, että kyseessä on projektin lopputilitys eikä budjetti/taloussuunnitelma.
• Budjettitiedot: Suosittelemme asettamaan projektin alkuperäisen (tai rahaston viimeksi hyväksymä) budjetin ja toteutuneet tilitysluvut vierekkäin. Laske näiden erotus.
• Valuutta: Kaikki projektin tulot ja menot on esitettävä samassa valuutassa. Pohjoismaisen kulttuurirahaston apurahat jaetaan Tanskan kruunuissa (DKK). Jos tilitys tehdään muussa valuutassa, merkitse siihen käytetty Tanskan kruunun valuuttakurssi ja ajankohta.
• Tulot: Sisällytä kaikki projektin tulot, ei vain rahaston osuus. Rahoituslähteet on mainittava eroteltuina. Muista myös luontaissuoritukset.
• Menot: Kaikki menot, myös luontaissuoritukset. Tilityksen lukuja ei saa pyöristää: niiden on vastattava kuittejasi.
• Tulos: Liitä mukaan selitys tilityksen tuloksen ollessa yli- tai alijäämäinen. Jos tilitys on ylijäämäinen, otamme teihin yhteyttä koskien ylijäämän rahaston osuuden takaisinmaksua.
• Päiväys & paikka
• Projektipäällikön käsin kirjoitettu allekirjoitus ja nimenselvennys

Yli 300 000 Tanskan kruunun apurahojen tilintarkastusvaatimus

Jos apurahan suuruus on yli 300 000 Tanskan kruunua, on projektista toimitettava hyväksytyn tilintarkastajan allekirjoittama tilintarkastuskertomus.

Projektinne tilintarkastajan on tutustuttava rahaston tilintarkastusohjeeseen.

Erillistä tilintarkastajan lausuntoa ei vaadita projekteissa, joissa apurahan saaja on suoraan Pohjoismaiden ministerineuvostolle raportoiva laitos, eikä projekteissa, joissa apurahan saajan tilintarkastuksesta vastaa valtiollinen tilintarkastusvirasto Pohjoismaissa.

Enintään 300 000 Tanskan kruunun apurahat on vapautettu tilintarkastusvaatimuksesta. Rahasto voi kuitenkin teettää mille tahansa projektille pistokokeenomaisen tilintarkastuksen.

Dokumentointi ja pistokoetarkistukset

Pohjoismainen kulttuurirahasto valitsee vuosittain tuensaajia satunnaiseen pistokokeenomaiseen tilintarkastukseen. Rahasto ja rahaston tilintarkastuksesta vastaava Tanskan valtiontalouden tarkastusvirasto voivat valita projekteja satunnaisesti tilintarkastukseen viiden vuoden ajan loppuraportoinnin jälkeen.

Kaikki maksutositteet on siis apurahan suuruudesta riippumatta säilytettävä viiden vuoden ajan projektikauden jälkeen.

Luontaissuoritus ja vapaaehtoinen työpanos: dokumentoi vapaaehtoistyöhön liittyvät työtunnit ja selvitä mahdollisen vapaan tilankäytön ja työvälineiden yms. käytön rahallinen arvo.

Huomioithan, että tositteiden on oltava lukukelpoisia seuraavien viiden vuoden ajan. Skannaa tai kuvaa kuitit ja muut tositteet tarvittaessa.

Takaisinperintävaatimus

Jos apuraha on käytetty muuhun kuin hakemuksessa kuvailtuun toimintaan, rahasto voi pienentää apurahaa tai vaatia koko apurahan takaisinmaksua. Rahasto voi vaatia takaisinmaksua myös, mikäli projektinjohtaja ylittää loppuraportin ja (tilintarkastajan vahvistaman) tilityksen toimitusajan.

Jos tilitys on ylijäämäinen, rahastolla on oikeus vaatia takaisin oma osuutensa ylijäämästä. Rahaston osuus mahdollisesta ylijäämästä vastaa rahaston osuutta projektin kokonaisrahoituksesta.

Jos takaisinmaksuvaatimusta ei noudateta, rahasto siirtää asian perintään.