Raportointi ja tilitys

Raportointi

Projektin loppuraportti ja tilitys on toimitettava viimeistään kolmen kuukauden kuluessa hakemuksessa ilmoitetusta projektin päättymispäivästä, elleirahasto ole hyväksynyt uutta päättymispäivää. Voit pyytää raportoinnin määräajan pidentämistä profiilisi kautta Omalla sivulla.

Tilitys

Voit käyttää rahaston budjetti- ja tilitysmallia projektin tilityksen laatimiseen. Jos haluat käyttää muuta tilitysmallia projektin tilitykseen, muista sisällyttää seuraavat tiedot:

• Otsikko: Dokumentista on käytävä selkeästi ilmi, että kyseessä on projektin lopputilitys eikä budjetti/taloussuunnitelma.
• Budjettitiedot: Näytä vierekkäin projektin alkuperäinen (tai rahaston viimeksi hyväksymä) budjetti ja toteutuneet tilitysluvut. Laske näiden erotus.
• Valuutta: Kaikki projektin tulot ja menot on esitettävä samassa valuutassa. Pohjoismaisen kulttuurirahaston apurahat jaetaan Tanskan kruunuissa (DKK). Jos tilitys tehdään muussa valuutassa, merkitse siihen käytetty Tanskan kruunun valuuttakurssi ja ajankohta.
• Tulot: Sisällytä kaikki projektin tulot, ei vain rahaston osuus. Rahoituslähteet on mainittava eroteltuina. Muista myös luontaissuoritukset. Huom. Opstart-tuissa ei ole vaatimusta muista tuloista – tilitys seuraa budjettiasi.
• Menot: Kaikki menot, myös luontaissuoritukset. Tilityksen lukuja ei saa pyöristää: niiden on vastattava kuittejasi.
• Tulos: Liitä mukaan selitys tilityksen tuloksen ollessa yli- tai alijäämäinen. Jos tilitys on ylijäämäinen, otamme teihin yhteyttä koskien ylijäämän rahaston osuuden takaisinmaksua.
• Päiväys & paikka
• Projektipäällikön käsin kirjoitettu allekirjoitus ja nimenselvennys

Yli 200 000 Tanskan kruunun apurahojen tilintarkastusvaatimus

Jos apurahan suuruus on yli 200 000 Tanskan kruunua, on projektista toimitettava hyväksytyn tilintarkastajan allekirjoittama tilintarkastuskertomus.

Projektinne tilintarkastajan tulee lukea rahaston verkkosivuilta löytyvä tilintarkastusohje.

Erillistä tilintarkastusta ei vaadita projekteissa, joissa apurahan saaja on suoraan Pohjoismaiden ministerineuvostolle raportoiva laitos, eikä projekteissa, joissa apurahan saajan tilintarkastuksesta vastaa valtiollinen tilintarkastusvirasto Pohjoismaissa.

Enintään 200 000 Tanskan kruunun apurahat on vapautettu tilintarkastusvaatimuksesta. Rahasto voi kuitenkin teettää mille tahansa projektille pistokokeenomaisen tilintarkastuksen.

Dokumentointi ja pistokoetarkistukset

Pohjoismainen kulttuurirahasto valitsee vuosittain tuensaajia satunnaiseen pistokokeenomaiseen tilintarkastukseen. Rahasto ja rahaston tilintarkastuksesta vastaava Tanskan valtiontalouden tarkastusvirasto voivat valita projekteja satunnaisesti tilintarkastukseen viiden vuoden ajan loppuraportoinnin jälkeen.

Kaikki maksutositteet on siis apurahan suuruudesta riippumatta säilytettävä viiden vuoden ajan projektikauden jälkeen.

Luontaissuoritus ja vapaaehtoinen työpanos: dokumentoi vapaaehtoistyöhön liittyvät työtunnit ja selvitä mahdollisen vapaan tilankäytön ja työvälineiden yms. käytön rahallinen arvo.

Huomioithan, että tositteiden on oltava lukukelpoisia seuraavien viiden vuoden ajan. Skannaa tai kuvaa kuitit ja muut tositteet tarvittaessa.

Takaisinperintävaatimus

Jos apuraha on käytetty muuhun kuin hakemuksessa kuvailtuun toimintaan, rahasto voi pienentää apurahaa tai vaatia koko apurahan takaisinmaksua. Rahasto voi vaatia takaisinmaksua myös, mikäli projektinjohtaja ylittää loppuraportin ja (tilintarkastajan vahvistaman) tilityksen toimitusajan.

Jos tilitys on ylijäämäinen, rahastolla on oikeus vaatia takaisin oma osuutensa ylijäämästä. Rahaston osuus mahdollisesta ylijäämästä vastaa rahaston osuutta projektin kokonaisrahoituksesta.

Jos takaisinmaksuvaatimusta ei noudateta, rahasto siirtää asian perintään.