Pohjoismaisen kulttuurirahaston tietosuojaseloste

Pohjoismaisen kulttuurirahaston tietosuojaseloste

Pohjoismainen kulttuurirahasto käsittelee kaikkia henkilötietoja ja muita tietoja turvallisesti ja vain rahaston toimialaan kuuluviin tarkoituksiin. Arvioimme säännöllisesti hakemusten käsittelyä ja muita sisäisiä työprosessejamme, jotta työskentely olisi mahdollisimman optimaalista ja moitteetonta.

Kun Pohjoismainen kulttuurirahasto käsittelee hakemuksia, tilastoi verkkosivujen kävijäliikennettä tai lähettää uutiskirjeitä, se toimii rekisterinpitäjänä. Noudatamme tällöin EU:n tietosuoja-asetusta ja Tanskan tietosuojalainsäädäntöä.

Tämä tietosuojaseloste käsittelee henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa Pohjoismainen kulttuurirahasto toimii rekisterinpitäjänä.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen keruu ja käsittely Pohjoismaisessa kulttuurirahastossa liittyy rahaston hakemuskäsittelyyn, verkkosivuihin ja uutiskirjeisiin. Pyydämme ainoastaan välttämättömiä henkilötietoja ja vain käyttötarkoituksiin, joihin itse olet antanut suostumuksen.

Kerättävät henkilötiedot

Keräämme hakijoilta yleisiä henkilötietoja, joista voidaan mainita nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Uutiskirjeidemme tilaajat ilmoittavat tilauksen yhteydessä sähköpostiosoitteen. Verkkosivujemme kävijätilastoinnissa käytetään IP-osoitteita. Niiden tunnistettavuus kuitenkin poistetaan siten, että niihin ei ole pääsyä.

Tuen maksatusta varten pyydämme hakijoilta myös tilitietoja.

Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme yleisiä henkilötietoja voidaksemme ottaa vastaan ja käsitellä hakemuksia sekä maksaa hakijoille mahdollista tukea. Lisäksi käytämme uutiskirjeiden tilaajien sähköpostiosoitteita voidaksemme kertoa rahaston toiminnasta. Verkkosivujen kävijätilastoinnin tarkoituksena on mahdollistaa tarkoituksenmukainen ja hyödyllinen tiedotus sivustomme käyttäjille.

Teemme rahaston kehittämiseksi myös kyselytutkimuksia, jotta työmme olisi mahdollisimman optimaalista, tarkoituksenmukaista ja ajanmukaista hakijoiden ja toimintaympäristön kannalta.

Verkkosivujen evästekäytäntö

Emme käytä evästeitä tällä verkkosivustolla. Nauti kokemuksesta ilman evästeitä.

Käsittelyn turvallisuus

Olemme ottaneet käyttöön turvatoimia, joilla pyritään varmistamaan kaikkien henkilötietojen tietosuoja. Tietosuojalausekkeen ja turvatoimien riittävyys ja noudattaminen varmistetaan säännöllisellä sisäisellä seurannalla.

Henkilötietojen lähde

Pohjoismainen kulttuurirahasto kerää henkilötietoja suoraan sinulta eikä koskaan kolmannelta osapuolelta. Näin ollen tiedät aina itse, mitä tietoja lähetät meille.

Henkilötietojen luovuttaminen

Luovutamme henkilötietoja vain, mikäli siihen on laillinen peruste. Olemme esimerkiksi solmineet tietojenkäsittelysopimuksia hakujärjestelmämme ja verkkosivujemme palveluntuottajien kanssa. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietoja perintäasioissa.

Tietojenkäsittelysopimukset

Pohjoismaisella kulttuurirahastolla on tietojenkäsittelysopimuksia, joilla varmistetaan henkilötietojesi suoja sekä tietosuojavelvollisuuksiemme noudattaminen.

Viranomaiset tai kolmannet osapuolet, jotka vaativat tietoja tai joille on luovutettava tietoja lainsäädännön tai sääntelyn vuoksi

Meidät voidaan velvoittaa toimittamaan henkilötietoja viranomaisille, kuten Tanskan valtiontalouden tarkastusvirastolle. Toimitamme tietoja, mikäli vaatimus perustuu lainsäädäntöön. Pyydetyillä tiedoilla voidaan esimerkiksi varmistaa se, että noudatamme voimassa olevaa lainsäädäntöä.

Luovutamme henkilötietoja vain, mikäli meillä on velvollisuus tehdä niin.

Henkilötietojen säilytysaika

Vastaanotettuihin hakemuksiin sisältyvät henkilötiedot

Pohjoismainen kulttuurirahasto poistaa henkilötiedot sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita hakemuksen käsittelyyn. Jos hakemus hylätään, tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa. Jos tuki myönnetään, tietoja säilytetään viisi vuotta viimeisen maksutapahtuman jälkeen. Näin varmistetaan Tanskan kirjanpitolain noudattaminen.

Uutiskirjeiden tilaajaluetteloihin sisältyvät henkilötiedot

Henkilötietoja tallennetaan niin kauan kuin tilaaja haluaa vastaanottaa uutiskirjeitä. Kun tilaaja lopettaa uutiskirjeen tilauksen, henkilötiedot poistetaan.

Verkkosivujen kävijäliikenteen tilastoinnissa käytettävät henkilötiedot

IP-osoitteiden tunnistettavuus poistetaan välittömästi, joten meillä ei ole pääsyä niihin.

Sähköpostit

Poistamme sähköpostisi sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeellisia asian käsittelemiseksi. Jos viestit liittyvät hakemukseen tai muihin asioihin, ne arkistoidaan asiakohtaisesti, mutta poistetaan juridisesti sähköpostijärjestelmästämme.

Omat oikeutesi

Rekisteröitynä (eli käyttäjänä) sinulla on useita oikeuksia, jotka Pohjoismainen kulttuurirahasto on rekisterinpitäjänä velvollinen täyttämään. Sinulla on oikeus

• vaatia pääsyä sinua koskeviin henkilötietoihin, joita Pohjoismainen kulttuurirahasto käsittelee
• vaatia mahdollisten virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista
• vaatia Pohjoismaisen kulttuurirahaston käsittelemien henkilötietojesi poistamista.

Suostumut

Kun käsittelemme henkilötietoja suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa perua suostumuksen. Jos haluat perua suostumuksen, ota yhteyttä rahaston tietosuojavastaavaan.

Uutiskirjeet

Lähetämme uutiskirjeitä vain vastaanottajille, jotka ovat itse tilanneet uutiskirjeen. Jos et halua enää vastaanottaa uutiskirjeitämme, voit perua tilauksen napsauttamalla kyseisessä uutiskirjeessä olevaa peruutuslinkkiä. Tämän jälkeen tietosi poistetaan.

Henkilötietojen poistaminen

Jos haluat, että henkilötietosi poistetaan tai niiden käyttöä rajoitetaan tai jos haluat vastustaa henkilötietojesi käsittelyä Pohjoismaisessa kulttuurirahastossa, voit ottaa yhteyttä Pohjoismaisen kulttuurirahaston tietosuojavastaavaan.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pyrimme jatkossakin varmistamaan sen, että tietojasi käsitellään mahdollisimman hyvin ja läpinäkyvästi. Tämän vuoksi tietosuojaselostetta päivitetään säännöllisesti.

Tietosuojaseloste on päivitetty 24. toukokuuta 2018.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:

Pohjoismainen kulttuurirahasto

Ved Stranden 18

DK-1061 København K

kulturfonden@norden.org

Jos haluat käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai tietosuojaselosteesta, ota yhteyttä rahaston tietosuojavastaavaan (DPO):

Søren Merrild Staun: sorsta@norden.org

Valittaminen

Jos haluat valittaa henkilötietojesi käsittelystä Pohjoismaisessa kulttuurirahastossa, lähetä eritelty valitus sähköpostiosoitteeseen kulturfonden@norden.org. Käsittelemme valituksesi ja palaamme asiaan.

Voit valittaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelystä Pohjoismaisessa kulttuurirahastossa myös Tanskan tietosuojavaltuutetulle (Datatilsynet). Aiheesta saa lisätietoja tietosuojavaltuutetun sivustosta: www.datatilsynet.dk.

Säännöt

Henkilötietojesi käsittelyä koskevat säännöt ilmenevät

• Tanskan henkilötietolaista (25. toukokuuta 2018 saakka)
• Tietosuoja-asetuksesta (25. toukokuuta 2018 jälkeen)
• Tanskan tietosuojalaista (25. toukokuuta 2018 jälkeen).